Manche Dinge macht man gefühlt hundertmal am Tag. Immer dieselben Klicks, dieselben Dateien, dieselben E-Mails. Irgendwann fragt man sich: Geht das nicht einfacher? Genau hier kommen Tools wie n8n und künstliche Intelligenz ins Spiel. Sie helfen uns bei GOBOX nicht nur dabei, Abläufe zu vereinfachen, sondern auch ganze neue Ideen umzusetzen.
Was ist n8n?
n8n ist ein Open-Source-Tool, mit dem man Prozesse automatisieren kann – ohne grosse Programmierkenntnisse. Es funktioniert visuell: Man zieht sich die Schritte zusammen, verbindet Tools miteinander und hat am Ende einen Flow, der Aufgaben vollautomatisch ausführt. Es erinnert ein wenig an Lego, nur für Prozesse.
Das Spannende daran: Man ist nicht auf vordefinierte Tools angewiesen. n8n kann so gut wie jede API ansprechen und lässt sich auf dem eigenen Server hosten. Gerade für Firmen mit sensiblen Daten ein grosser Vorteil.
Was bringt KI in diesem Setup?
KI wird dann spannend, wenn es um Inhalte oder Entscheidungen geht. Statt alles manuell zu schreiben oder zu analysieren, kann man gewisse Dinge einfach übergeben. Ein Beispiel: Ein Text, der in drei Sprachen übersetzt werden muss – das übernimmt heute eine KI automatisch. Oder man braucht ein Bild für einen Blog oder einen Social Media Post – auch das kann direkt generiert werden. Selbst wenn ein Meeting aufgenommen wurde, lässt sich die Audiodatei automatisch transkribieren und zusammenfassen.
Diese Bausteine lassen sich ganz einfach in n8n integrieren. Einmal eingerichtet, laufen solche Prozesse im Hintergrund mit.
Wie GOBOX diese Technologien einsetzt
Über die letzten Monate haben wir bei GOBOX zahlreiche Abläufe automatisiert. Zum Beispiel im Bereich der Belegverarbeitung: Eingehende Belege werden automatisch erkannt, benannt und im richtigen Systemordner abgelegt – ohne manuelles Einsortieren. Bei Projektanfragen werden neue Leads direkt analysiert. Anhand des Inhalts entscheidet ein Workflow, welche Person im Team zuständig ist und leitet die Anfrage automatisch weiter.
In der Contentproduktion setzen wir GPT für Texte ein, während DALL·E das passende Bild generiert. n8n übernimmt die Kombination und stellt das fertige Paket in Slack zur Freigabe bereit. Auch bei Offerten nutzen wir Automationen: Sobald ein Angebot erstellt wird, startet im Hintergrund ein Timer. Falls nach ein paar Tagen keine Rückmeldung eingegangen ist, verschickt das System eine Erinnerung oder informiert die zuständige Person im Team.
Solche Workflows entlasten uns im Alltag und schaffen Zeit für Dinge, die wirklich wichtig sind.
media-pilot.io – Ein AI – N8N SaaS Projekt
Die Erfahrungen aus unseren internen Abläufen haben uns gezeigt, dass viele dieser Prozesse nicht nur für uns spannend sind. Darum bauen wir mit media-pilot.io gerade eine SaaS-Plattform, die auf genau diesen Gedanken aufbaut. Ziel ist es, die Contentproduktion zu automatisieren, Freigabeprozesse zu vereinfachen und Kampagnen einfacher zu planen und umzusetzen – alles gesteuert über flexible, automatisierte Workflows.
Die Plattform richtet sich an Agenturen und Content-Teams, die ihren Workflow verschlanken wollen, ohne Qualität zu verlieren.
Fazit
Es geht nicht darum, alles zu automatisieren. Aber dort, wo man Zeit spart, Fehler reduziert und Abläufe sauberer machen kann, lohnt es sich. n8n und KI sind dafür ein starkes Duo. Und wenn man einmal damit angefangen hat, will man kaum mehr zurück.